仕事の生産性を爆上げする「やらないことリスト」の作り方

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ども、ゆっくり歩いてますか？すぎやまです。

先日、嫁さんが靴下を履こうとした時「ひゃぁぁぁあああ！！！」と悲鳴をあげたので「どうした！」と思ったら、中に3〜4センチくらいのハチが入っておりました。(しかも生きてた！)どうやら外に干した時にうっかり入ってしまったみたいです。いやーこわい。

幸い刺されはしなかったので良かったですけど、嫁さんはちょっとしたトラウマになっていました。皆さまも靴下の中にはくれぐれもご用心ください。それにしてもハチが入りたくなる靴下って…嫁さんの足からは花の香りがするんでしょうか。いや、それはない。絶対にない。

さて、今日は月曜日ですね。頭も身体もオフからオンに切り替えるのが大変な日だと思います。今回はそんな苦難を乗り越えるのにちょっと役立つ「やらないことリスト」を紹介したいと思います。

終わりなき「やることリスト」

月曜日に出社して最初に何をしますか？私がサラリーマンだった頃は、月曜日の最初の仕事は「メールチェック」でした。月曜日は朝からどんどんメールが来るので、対応しないといけないものにフラグを立てたり返信を書いたりしていました。

それから「To Doリスト」＝やることリストを作って1週間の予定をどんどん埋めていき、その量にげんなりした気持ちでランチタイムを迎えるというのが恒例だったように思います。そして午後にはさらに「重要」とか「至急」というタイトルのメールがきて、午前中に作った「やるべきリスト」はどんどん膨張。爆発寸前のセルみたいな状態になったところで「悟空！はやくきてくれー！」と願い、パソコンを閉じて営業へ出かけていました。

「To Doリスト」を作るのが好きな人は多いと思います。「やることを整理しろよ」とか「ちゃんと計画立てろよ」というのは、私も先輩や上司から口酸っぱく言われてきました。ただ現実的な問題として、仕事における「やるべきこと」はほぼ無限に増えていくんですよね。一生懸命に「To Doリスト」を作っても次から次へとTo Doが増えていくので、真面目にリストを作っていたら1日がそれだけで終わります。しかもTo Doリストを作っても仕事は終わっていないという現実。

私はある時からこの問題に気づいて、To Doリストの作り方を全く変えてみることにしたのです。

「やらないこと」を決める

いくら書き出して整理してスケジュールしても「やること」は手を変え品を変え増殖していきます。なので私は最初に「やらないこと」を決めることにしました。まず決めたのは「月曜の午前中はメールを見ない」ということです。

月曜の午前中に来るメールのほとんどは「社内の話」で、営業の私が欲しいのは「顧客や市場の情報」です。そうした情報のメールが来るのは決まって月曜の午後でした。それもそのはず、そのメールを送ってくれる人は月曜の午前中に分析して午後にメールを出すルーチンにしていたんですから。

そのことに気づいてから、月曜の午前中は「今週はどうやって売上を上げるか」という、営業として本質的なことを考える時間にしました。現状の課題や不足しているものをピックアップし、上司に相談や報告しないといけないことをまとめました。

自分がやらないことを1つ決めるだけで、自由に仕事をできる時間が増えたように感じられ、清々しい気持ちで取り組むことができたのです。それから私は「やらないこと」をできるだけ増やし、そのぶん自由な時間を作ることに挑戦していきました。

「やらない仕事」を決める

ただいくら自分が「やらないこと」を決めても仕事が減ることはありません。より自由に仕事に集中し、高い成果をあげていくには「やらない仕事」を決める必要がありました。やらない仕事を決めるということは、つまり「断る」ということです。

正直なところ、これはなかなか大変でした。仕事を頼まれて「それはできません。」と応えるのは、なんだか自分の能力が低くなってしまったように感じられたからです。ただこれは全くの誤解。実際、仕事ができる先輩を見ていると、実にうまく仕事を断っていたのです。

例え仕事を断っても、他の仕事でしっかりと成果を出せば周りからの評価が落ちることはありません。それどころか、なんでも安請け合いして「便利な人」になってしまうよりも、やるべき仕事かどうかを精査して返答する人になる方が最終的には高い信頼を得られます。

もちろん、最初に仕事を断った時には驚かれるかもしれません。残念な顔をされたり、悪態をつかれることもあるでしょう。それでも「やらない」と決めたことはやらず、「やる」と決めたことは確実にやっていけば、断った人も理解をしてくれるはずです。(そのように努力せねばなりません。)

やらないことリストの作り方

「やらないことリスト」とは、つまるところ「仕事の断捨離」のようなものです。仕事の無駄を捨ててシンプルにすることで、スッキリ働くことを目的に作ります。自分がやりたいことだけをやるのとはちょっと違うので注意してください。

やらないことリストを作る最初のステップは、まず自分の無駄をなくすことからです。自分が習慣的にやっていることを疑ってみてください。それをやらなかったらどうなるかを想像してみてください。あるいは実験的に「やらない」を試してみるのも良いと思います。

特に「いつも時間をかけてやっていること」をやめてみるのは効果的です。やめても誰も何も言わなければ、それはやらなくて良かったことなのです。(月曜の朝に私がメールを見ていなくても誰も何も言いませんでした。)

次のステップは、「やらない仕事」を決めることです。仕事を受ける前に、「それは自分がやるべきか」「それは成果や評価に繋がるか」を考えてみてください。もちろん仕事を断るのは簡単なことではないですし、成果や評価に繋がらないことを理由に全て断るのも正しいとは言えない場合もあります。

それでも「やらない仕事を決めよう」と意識して考えるのは、とても大切なことです。これはなんでも「やります」と応えるよりもずっと難しい挑戦なのです。よくよく考え、勇気を出して仕事を断ってみましょう。最初は失敗するかもしれませんが、だんだんとうまく断れるようになるはずです。(断った後のフォローはとても大切。)

「やらないことリスト」はとても大切なものです。To Doリストのようにポストイットに書いて捨てるものではありません。私はよく月曜日にこの「やらないことリスト」を見直していました。それは月曜日がちょうどオフからオンになる時で、「なんでこんな無駄なことをやってるんだ？」と気づきやすい日だったからです。

もし興味があれば、ぜひこの「やらないことリスト」を試してみてください。うまく活用できれば仕事の生産性はグッとあがりますし、スッキリした状態で仕事ができると思いますよ！ではまた。